Как восстановить электронный билет на самолет?

Как восстановить электронный билет на самолет в случае его потери, нормативными актами не установлено. Это делается по правилам, определенным перевозчиком. Расскажем, когда и как восстанавливается билет.

Как оформить электронный билет на самолет?

Покупкой билета решаются 2 задачи:

• подтверждается заключение договора между перевозчиком и пассажиром,
• бронируется место на конкретный рейс.

Электронный билет на самолет был введен в обращение в 2007 году (п. 50 Федеральных авиационных правил, утв. приказом Минтранса России от 28.07.2007 № 82). Оформить его можно на официальном сайте авиакомпании или сайте-посреднике, предлагающем разные варианты авиарейсов в следующем порядке.

1. В выпадающей форме вводится информация о желаемом рейсе: дата отправления, маршрут, количество пассажиров, их возраст.
2. Если поиск билета осуществляется на сайте-посреднике, то выбирается подходящая пользователю авиакомпания.
3. После этого бронируется место на самолет. Пассажир вводит информацию о себе, свои паспортные данные, адрес электронной почты.
4. Затем в режиме онлайн происходит оплата оформленного билета.
5. На электронную почту пассажиру приходит маршрутная квитанция, которую ему нужно распечатать.

Сам билет распечатывать необязательно — вся информация о пассажире хранится в базе данных перевозчика.

Можно ли обменять или вернуть электронный билет?

Порядок возврата или обмена электронного билета устанавливает перевозчик.

Узнать подробнее о процедуре обмена билета можно в нашей статье «Как поменять электронный билет на поезд или самолет» . Здесь же отметим некоторые особенности возврата билета:

1. Прекращение договора перевозки возможно по инициативе и перевозчика, и пассажира.
2. Основания для одностороннего расторжения договора перевозчиком указаны в п. 1 ст. 107 Воздушного кодекса РФ (далее — ВК РФ): например, нарушение пассажиром паспортных, санитарных и иных правил, отказ оплачивать перевоз багажа, превышающего норму по массе, и т. д.
3. Последствия отказа пассажира от договора перевозки указаны в ст. 108 ВК РФ. Особых оснований для отказа не требуется.
4. Право возврата денег за билет появляется у пассажира по особой договоренности с перевозчиком (фактически после покупки билета, на который перевозчик предоставляет такое право).
5. Без указанного в п. 4 соглашения деньги возвращаются, если состояние здоровья пассажира требует особых условий перелета, имеется угроза его ухудшения или безопасности, если пассажир отказался от перелета по причине своей болезни или болезни близкого человека, с ним следующего, либо смерти члена семьи/родственника.

Возврат билета осуществляется через кассу авиакомпании или через интернет — это остается на усмотрении перевозчика.

Перевозчик также решает, в каких размерах взыскивать неустойку за возврат билета (но не больше 25% от стоимости суммированных цены перевозки и затрат перевозчика по расторгнутому договору перевозки).

Как восстановить электронный билет?

Вопрос восстановления электронного билета в последнее время неактуален.

Чтобы возместить траты работника для приобретения электронного билета в целях убытия в командировку или возвращения из нее, в бухгалтерию предприятия нужно предъявить подтверждающие расходы документы.

Согласно письму Минфина РФ от 05.02.2010 № 03-0303-18 таковыми являются:

• документы, подтверждающие расходы на приобретение авиабилета: справка банка о совершении денежной операции, чеки и другие бланки строгой отчетности,
• документы, подтверждающие факт произведенной перевозки: маршрутная квитанция и посадочный талон.

В том же письме указывается, что в случае утери проездных документов в бухгалтерию предприятия можно предоставить копию билета или справку от перевозчика, которой подтверждается проезд лица.

Позже, в письме от 21.09.2011 № 03-03-07/33, Минфин указал, что оправдывающими расходы документами являются:

• маршрутная квитанция;
• посадочный талон.

Если посадочный талон потерялся, допускается справка, в которой содержится подтверждающая поездку информация.

О билете в письме ничего не говорится, поэтому предоставлять его в бухгалтерию не надо. Кроме того, согласно п. 70 Федеральных авиационных правил, утв. приказом Минтранса России от 28.06.2007 № 82, утеря билета не влияет на действительность договора перевозки.

Таким образом, восстанавливать потерянный билет не нужно.

Итак, электронный билет на самолет, вошедший в обиход в 2007 году, можно оформить на официальном сайте авиакомпании или через сайт-посредник. Обменять и вернуть электронный билет можно не всегда. Порядок и условия проведения этих операций устанавливает авиаперевозчик.

При утере посадочного талона расходы на приобретение электронного авиабилета можно подтвердить справкой от перевозчика. Минфин России выпустил очередные , касающиеся документального подтверждения командировочных расходов, если авиабилет работнику приобретался в электронном виде. Ведомство указало, какими документами можно доказать понесенные затраты при утере посадочного талона.

В Минфин России обратилась организация с запросом о порядке документального подтверждения расходов на приобретение авиабилета в случае, когда работником утерян посадочный талон. В частности, налогоплательщик интересовался, можно ли в такой ситуации косвенно подтвердить расходы на перелет другими документами, удостоверяющими факт пребывания работника в командировке (приказом о направлении работника в командировку, командировочным удостоверением, копией загранпаспорта, счетом гостиницы и т.д.). Ведомство дало по этому вопросу следующие разъяснения.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами по налогу на прибыль признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. Под документально подтвержденными понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. В случае оформления проезда электронными билетами необходимо учитывать, что согласно п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 маршрут/квитанция электронного билета и багажной квитанции является документом строгой отчетности и применяется для наличных и безналичных расчетов. Таким образом, документами, подтверждающими расходы на приобретение электронного билета, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция на бумажном носителе и посадочный талон.

Минфин указал, что посадочный талон выдается авиаперевозчиком. Поэтому в случае его утери в качестве документа, подтверждающего расходы на приобретение авиабилета, может быть принята справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем.

По данному вопросу есть альтернативная позиция. Минфин России, а также УФНС России по г. Москве в своих разъяснениях указывали, что если посадочный талон утерян, то стоимость полета определяется по маршрут/квитанции на бумажном носителе, а факт перелета можно косвенно подтвердить приказом о направлении работника в командировку, счетами гостиницы, отметками таможенного органа о пересечении границы РФ (письмо Минфина России от 07.09.2007 г. № 03-03-06/1/649; письма УФНС России по г. Москве от 20.06.2011 г. № 16-15/059203@, от 20.06.2011 г. № 16-15/059203@).

Дьяконова Ольга Николаевна

Я потеряла посадочный билет. Мне нужна справка с авиакомпании на имя Дьяконовой Ольги Николаевны, 1963 года рождения, действительно вылетела по маршруту Москва-Египет (Хургада), 10 января. рейсом 676, время 13:40 по э/билету.

Сотрудник, вернувшийся из командировки, потерял посадочный талон на самолет. Остальные документы, подтверждающие его нахождение в командировке, в том числе и маршрут/квитанция электронного авиабилета, имеются. Как учесть расходы на проезд в целях налога на прибыль? Будут ли возникать объекты обложения НДФЛ и страховыми взносами?

Налог на прибыль

Все расходы, учитываемые в целях налогообложения, должны иметь документальное подтверждение (п. 1 ст. 252 НК РФ). В письме от 01.09.2016 № 03-03-07/50992 Минфин России разъяснил, какими документами подтверждаются расходы на перелет при направлении сотрудника в служебную командировку. В соответствии с п. 84 Общих правил воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требований к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей, утвержденных приказом Минтранса России от 28.06.2007 № 82 , при регистрации пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. Финансисты указали, что поскольку посадочный талон - неотъемлемый документ при регистрации на рейс, документальным подтверждением потребления услуги воздушной перевозки является не только авиабилет, но и посадочный талон. Сам по себе авиабилет вне зависимости от формы, в которой он был приобретен (бумажной или электронной) таким подтверждением не является.

Если посадочный талон потерян, в этом случае нужно взять у авиаперевозчика или его представителя справку, содержащую необходимую для подтверждения перелета информацию. По мнению специалистов финансового ведомства, такая справка может быть принята в качестве документального основания для учета расходов на перелет в целях налогообложения прибыли организаций (письма от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296 , от 07.06.2013 № 03-03-07/21187, от 27.02.2012 № 03-03-07/6, от 13.01.2012 № 03-03-06/1/11, от 21.09.2011 № 03-03-07/33). При отсутствии посадочного талона или справки расходы на проезд к месту командировки и (или) обратно не будут учитываться для целей налогообложения прибыли как не соответствующие положениям ст. 252 НК РФ в части надлежащего документального подтверждения произведенных расходов (письмо Минфина России от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296).

Отметим, что ранее финансисты не были столь категоричны. Так, в письме от 14.04.2014 № 03-03-07/16777 они отмечали, что действующим законодательством не установлен перечень оправдательных документов, подтверждающих расходы, связанные с проездом работника к месту командировки и обратно. Поэтому указанный перечень может быть определен коллективным договором или локальным нормативным актом, утвержденным руководителем организации. А в письме от 02.04.2014 № 03-03-РЗ/14597 они напомнили, что согласно п. 1 ст. 252 НК РФ обосновать расходы можно в том числе документами, косвенно подтверждающими произведенные затраты.

Таким образом, исходя из положений п. 1 ст. 252 НК РФ, при отсутствии посадочного талона подтвердить факт потребления услуги воздушной перевозки можно документами, свидетельствующими о нахождении работника в месте командирования (приказ о командировке, счета гостиницы и т.д.), и маршрут/квитанцией электронного авиабилета. Но учитывая текущую позицию Минфина России, во избежание возможных споров лучше взять у перевозчика или его представителя справку, подтверждающую факт перелета сотрудника.

НДФЛ

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ компенсационные выплаты, установленные действующим законодательством РФ, в том числе возмещение командировочных расходов, не подлежат обложению НДФЛ. Данной нормой установлено, что при возмещении работнику расходов на командировку в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно. В письме от 05.02.2010 № 03-03-05/18 Минфин России отметил, что компенсация любых расходов в целях освобождения от обложения НДФЛ предполагает их документальное подтверждение. При отсутствии документального подтверждения целевого использования данных денежных выплат теряется их компенсационный характер и они подлежат налогообложению на общих основаниях.

Как уже было указано выше, документальным подтверждением расходов на перелет в случае утраты посадочного талона может быть справка, выданная авиаперевозчиком или его представителем. Следовательно, при наличии такой справки стоимость перелета, возмещенная командированному работнику, не облагается НДФЛ. Минфин России это подтверждает (письмо от 05.02.2010 № 03-03-05/18).

Отметим, что, по мнению финансистов, подтвердить компенсационный характер возмещения стоимости авиаперелета также могут маршрут/квитанция электронного авиабилета и документы, подтверждающие факт командирования работника. При наличии этих документов даже в случае утраты посадочного талона компенсация расходов на проезд не облагается НДФЛ (письма от 06.03.2012 № 03-04-06/3-57, от 21.03.2011 № 03-04-06/6-49).

Страховые взносы

Согласно ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» при оплате плательщиками страховых взносов расходов на командировки работников не подлежат обложению страховыми взносами целевые расходы на проезд до места назначения и обратно. Как видите, данные требования идентичны указанным в п. 3 ст. 217 НК РФ. Следовательно, при утрате посадочного талона компенсация расходов на перелет не будет облагаться взносами при наличии справки авиаперевозчика или его представителя, подтверждающей факт перелета. При отсутствии такой справки обосновать целевой характер расходов на перелет можно с помощью электронного авиабилета до места командирования и обратно и документов, свидетельствующих о факте командирования. Это подтверждается выводами, сделанными ФАС Уральского округа в постановлении от 17.06.2014 № Ф09-3145/14.

В этом деле проверяющие включили в базу для начисления страховых взносов компенсацию расходов на проезд командированных работников компании из-за отсутствия посадочных талонов. Но суды всех инстанций, руководствуясь п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации», указали, что посадочный талон не утвержден в качестве обязательного документа для подтверждения обоснованности командировочных расходов. При приобретении работником электронного билета для поездок в командировки документами, подтверждающими произведенные расходы, могут являться маршрут/квитанция, оформленная на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете, чек или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности. Факт осуществления перелета работниками подтверждается документами, удостоверяющими их пребывание в командировке: авансовыми отчетами, служебным заданием, командировочными удостоверениями, электронными авиабилетами, полисами страхования от несчастного случая, счетами и чеками на оплату гостиницы и гостиничных услуг.

Командированный в служебную поездку сотрудник обязан отчитаться по возвращении о произведенных расходах. Но что делать, если утерян посадочный талон? Ведь этот документ важен для подтверждения затрат на проезд. Разберемся, как отразить в учете предприятия расходы на перелет в данной ситуации.

По мнению налоговиков, для подтверждения перелета одних лишь билетов недостаточно. Фактически говорить о том, что путешествие состоялось можно только при наличии посадочного талона на имя командированного лица. Именно этот документ позволяет предприятию учесть в затратах по прибыли расходы по авиаперевозкам (Письмо Минфина № 03-03-07/50992 от 01.09.16 г.). Почему?

Потому что талон отмечается при регистрации пассажиров на рейс и документально подтверждает, что человек прошел посадку и воспользовался услугами авиаперевозчика. Но если потерян посадочный талон, как отчитаться? Об этом – далее.

Если потерял посадочный талон – как отчитаться

По возвращении из служебной поездки каждый командированный специалист обязан отчитаться о произведенных денежных расходах. Для этих целей в 3-дневный срок (имеются в виду рабочие дни) физлицо составляет авансовый отчет с приложением первичной документации о затратах. Соответственно, в качестве подтверждений расходов на перелет прикладываются билеты и посадочные талоны к ним. Это мнение налоговики не раз высказывали в своих письмах (Минфина № 03-03-07/50992 от 01.09.16 г. и др.).

Но допустим, что человек потерял талон. Можно ли подтвердить факт перелета иным документом? В этой ситуации сотруднику придется запросить у авиакомпании специальную справку. Архивная форма содержит в себе все сведения о физлице, совершившем полет. Бланк должен быть заверен подписью должностного лица и печатью перевозчика. При наличии такой справки предприятие сможет учесть затраты на проезд в «прибыльных» расходах (Письмо Минфина № 03-03-06/2/28296 от 18.05.15 г.) в противном случае – уменьшить налогооблагаемую базу по прибыли не получится.

Обратите внимание! Поскольку перевозку осуществляет авиакомпания, справка также должна быть выдана от имени этой организации, а не от лица агента (субагента) по реализации билетов.

Что делать, если билет был куплен по интернету

Многие работники предпочитают экономить время и приобретают билеты для поездок через интернет. Бланк такого документа утвержден Минтрансом в Приказе № 134 от 08.11.06 г. Здесь же приведены формы багажной квитанции и купонов (контрольного, агентского и полетного). В зависимости от вида авиакомпании форма талона может несколько отличаться, а если билеты приобретаются через интернет, талон на посадку распечатывается на листе А4.

При этом к авансовому отчету прикладываются билет и электронный посадочный талон для подтверждения затрат на поездку. Следовательно, также при утере талона следует запросить справку из архива авиаперевозчика. Форма должна содержать ФИО пассажира, № и дату его рейса, стоимость полета, маршрут, № посадочного места и др. При составлении справки на иностранном языке требуется выполнить перевод основной информации на язык русский. А чтобы предприятие могло взять к вычету сумму НДС по электронному билету, дополнительно необходимо наличие оформленной по правилам БСО маршрут-квитанции, где налог должен быть указан отдельно.

Итак, вы уже прошли регистрацию, и у вас на руках долгожданный посадочный талон. Его нужно сохранять все время полета, а не только до посадки в самолет. Однако, всегда находятся рассеянные пассажиры, которые теряют его или забывают где-то. Что делать в этом случае?

Как получить посадочный талон на самолет по электронному билету и можно ли восстановить посадочный талон на самолет для отчетности? Ведь посадочный талон на самолет для бухгалтерии — это необходимый документ, который предоставляется при отправлении в деловую поездку.

По сути, это документ, подтверждающий ваше право на посадку на самолет . Его нужно предъявлять при паспортном и таможенном контроле, а также непосредственно перед тем, как подняться на борт.

Его дизайн и цвета могут меняться в зависимости от авиакомпании, но информация, указываемая там, одна и та же:

• фамилия и имя пассажира латинскими буквами;
• город прибытия и отбытия;
• номер вашего рейса и код компании;
• время посадки на самолет (не забывайте, что посадка заканчивается за 15 или 30 минут до отправления );
• номер выхода на посадку (он может поменяться, поэтому стоит следить на табло за вашим рейсом);
• номер и ряд места в салоне (буква — это место в ряду, а цифра — это номер самого ряда ).

Вторая часть талона.

Талон состоит из двух частей, первая из которых отрывается сотрудниками аэропорта при посадке, а вторая остается вам. Иногда этого не делают, так как используется электронная система прохода на борт самолета. Это как в метро или электричке. Нужно провести местом со штрихкодом по подсвечиваемой поверхности турникета, чтобы пройти.

На второй части специально дублируется информация. Она нужна, чтобы вы смогли найти свое место в салоне самолета или для заполнения миграционной карты. Также, в случае потери багажа, ее у вас спросят.

Как выглядит посадочный талон на самолет, его образец вы можете увидеть на фотографии ниже.

Посадочный талон.

Способы получения посадочного талона

Обычно его выдают сразу, когда вы . Либо можно распечатать его самостоятельно, воспользовавшись такой услугой авиакомпании.

Зачем это нужно? Чтобы в уже не пришлось стоять в очереди. Для этого надо зайти на сайт или в приложении на смартфоне и, следуя нехитрому алгоритму, распечатать его.

На сайте Аэрофлота выбираете меню «Справочная информация», чтобы распечатать посадочный талон.

В аэропорту вам останется только зарегистрировать свой багаж, если он у вас есть.

Как в аэропорту распечатать посадочный талон, не обращаясь на стойку регистрации? В некоторых из них это можно сделать на специальных принтерах , расположенных перед входом в зону вылета. Например, в они есть.

Как его восстановить в случае потери?

Допустим, вы уже прошли регистрацию, но затем просто потеряли свой талон. Не нужно сразу впадать в панику и отчаиваться. Вся информация о вас, как о пассажире, сохраняется в базе данных компании. Поэтому просто обратитесь на стойку регистрации и попросите выписать вам дубликат. Для этого потребуется ваш паспорт .

Если вы уже вышли в зону вылета и до отправления рейса остались считанные минуты, то не теряйте время, а идите сразу к выходу на посадку. Там постарайтесь объяснить свою ситуацию, и вам помогут найти выход.

Некоторым людям, которые отправляются именно в деловую поездку, нужен талон именно для отчетности в бухгалтерии. Как восстановить посадочный талон для отчета по билету на самолет?

Все довольно просто — вам нужно обратиться в офис или сервисный центр авиакомпании, которой вы летали. Вам нужно будет написать заявление с просьбой о выдаче дубликата.

Либо выдадут справку, подтверждающую, что вы совершали данный перелет. Она и является заменой талону. Кроме , нужно будет предоставить паспорт.

У большинства авиалиний такая услуга платная. Например, у S7 Airlines такая справка стоит 800 руб.